HR Administrator là gì? Những thông tin về HR Administrator

1. Giới thiệu chung về HR Administrator

Đầu tiên, chúng ta hãy điểm qua những thông tin tổng quan về HR Administrator nhé. 

1.1. Giải mã thuật ngữ HR Administrator

HR Administrator hay còn được gọi tắt là HR Admin hoặc HR Manager là một nhánh được chuyên môn hóa hơn của HR - Human Resource tức quản trị nhân sự. Bất kể quy mô doanh nghiệp lớn, vừa hay nhỏ thì công tác quản trị nhân sự luôn cần được ưu tiên và đặt tên hàng đầu. 

HR Administrator là những người thuộc phòng nhân sự nhưng nằm trong bộ phận quản lý hành chính - nhân sự trong doanh nghiệp. Bên cạnh việc quản lý nhân lực trong công ty, họ cũng chính là người kiểm tra, rà soát những giấy tờ, hồ sơ, chuẩn bị về cơ sở vật chất, giải đáp thắc mắc khiếu nại về tài sản, dữ liệu chung trong doanh nghiệp. 

Trong nền kinh tế hiện đại, việc phân hóa rõ ràng và tách biệt HR Administrator ra khỏi bộ phận nhân sự nói chung là vô cùng cần thiết. Đặc biệt, ở những doanh nghiệp lớn với số lượng nhân sự cao HR Administrator là một vị trí không thể thiếu. 

1.2. Khám phá công việc của HR Administrator

Với mức độ quan trọng như vậy trong môi trường doanh nghiệp, Người quản lý nhân sự cần thực hiện những công việc nào và có trách nhiệm như thế nào? Cùng khám phá tiếp nhé. 

1.2.1. Phòng ban hoạt động của HR Administrator

Tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuy nhiên HR Administrator thường sẽ làm việc trong phòng hành chính nhân sự. 

Trong một số doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, HR Administrator chịu sự điều hành của 1 trong 2 bộ phận hành chính hoặc nhân sự. 

1.2.2. Công việc chính của HR Administrator

Về công việc của HR Administrator, đầu tiên có thể kể đến các đề mục công việc liên quan đến mảng hành chính trong công ty. 

HR Administrator chịu trách nhiệm quản lý và giám sát quá trình sử dụng các tài sản, dữ liệu thuộc quyền sử dụng chung của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Đơn cử như máy móc (laptop, điện thoại, máy tính bảng…), các thiết bị cá nhân cấp phát cho nhân viên sẽ được HR Administrator chịu trách nhiệm giao cho các trưởng phòng, kiểm tra tình trạng sử dụng và sửa chữa, thu hồi lại trong trường hợp nhân viên dừng làm việc tại doanh nghiệp. 

Cùng với đó, những dữ liệu sử dụng chung trong doanh nghiệp như tài khoản phục vụ các tác vụ làm việc, logo, tranh ảnh quảng bá công ty, những giấy tờ thủ tục hành chính công… khi các phòng ban có nhu cầu sử dụng cần phải liên hệ HR Administrator để được cấp phép và xác nhận. 

Bên cạnh đó, HR Administrator cũng sẽ kiểm soát cả những vấn đề khác như: các thành viên đăng ký đi làm trong các dịp nghỉ lễ, tài liệu phổ cập kiến thức công ty,... Một doanh nghiệp tốt và phát triển cần phải có nội bộ hoạt động ổn định, chuyên nghiệp. Chính vì vậy, người làm HR Administrator sẽ cần có đầy đủ kiến thức từ lý thuyết đến thực tiễn để đem lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.

2. Cần chuẩn bị gì nếu muốn làm HR Administrator?

Nếu bạn đang học về ngành quản trị nhân lực hoặc có đam mê muốn theo ngành này, bạn sẽ cần chuẩn bị cho bản thân đầy đủ về cả kiến thức và kỹ năng khi ứng tuyển vào các doanh nghiệp với vị trí HR Administrator.

2.1. Chuẩn bị về mặt kiến thức

2.1.1. Những kiến thức về doanh nghiệp

HR Administrator phải là những người hiểu về doanh nghiệp, và nắm rõ được những vấn đề về nội bộ, hành chính mà doanh nghiệp đang gặp phải để từ đó tham mưu, đưa ra được phương án chiến lược phù hợp cho ban lãnh đạo cải tổ bộ máy doanh nghiệp. 

Trong quá trình làm việc, những kiến thức của HR Administrator về doanh nghiệp sẽ ngày một tăng thêm. Từ những kiến thức liên quan đến hành chính, thông tin về tài sản, dữ liệu đến những thông tin, tin tức về các phòng ban khác đều cần được nắm rõ. Đặc biệt là những thông tin liên quan đến nhân sự, lĩnh vực hoạt động, các đặc điểm trong doanh nghiệp. 

Thêm vào đó, thông tin về việc lưu trữ, cập nhật, làm mới các dữ liệu, tài liệu công trong doanh nghiệp và bổ sung, kiểm tra các tài sản vật chất định kỳ cũng vô cùng cần thiết. 

2.1.2. Những kiến thức chuyên môn xã hội

Bên cạnh những kiến thức về chuyên môn hoạt động của doanh nghiệp, việc nắm vững những kiến thức chuyên môn xã hội cũng được đánh giá cao bởi tính thiết thực. 

Nhất là trong môi trường làm việc và tuyển dụng, quản trị nhân sự hiện đại,  HR Administrator sẽ phải thường xuyên cập nhật kiến thức xã hội, cách nắm bắt tâm lý nhân viên, quản lý tài sản công để đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc.

2.2. Chuẩn bị về mặt kỹ năng

Kiến thức và kỹ năng luôn song hành và bổ trợ lẫn nhau trong công việc của HR Administrator. 

2.2.1. Những kỹ năng mềm bắt buộc

Tương tự như rất nhiều công việc khác, HR Administrator phải có những kỹ năng mềm cơ bản: 

- Kỹ năng thuyết trình

- Kỹ năng làm việc nhóm 

- Kỹ năng giao tiếp

3 kỹ năng kể trên có thể nói là 3 “vũ khí lợi hại không chỉ trong công việc của HR Administrator mà còn rất nhiều ngành nghề khác. 

Cùng với đó, để công việc được vận hành trơn tru và đem lại hiệu quả cao hơn, HR Administrator cần có những kỹ năng như:

- Quản lý thời gian: Với khối lượng công việc đồ sộ đặc biệt tại các doanh nghiệp có quy mô lớn, HR Administrator sẽ cần có kỹ năng quản lý thời gian để từ đó dễ dàng quản lý các tác vụ công việc cũng như thực hiện những công tác khác: đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới, tổ chức, lên lịch hoạt động cho các phòng ban. 

- Tiếp cận công việc: Mỗi cá nhân sẽ có hướng tiếp cận công việc khác nhau. Tuy nhiên, ở một vị trí thuộc phòng hành chính nhân sự HR Administrator cần có hướng tiếp cận công việc chủ động, khoa học. 

- Tư duy: Việc hình thành một tư duy làm việc logic, sáng tạo là vô cùng cần thiết. Thêm vào đó, tại môi trường làm việc ngày một hiện đại hóa trong các doanh nghiệp, nếu không có tư duy làm việc phù hợp sẽ rất dễ bị đào thải. 

2.2.2. Những kỹ năng bổ trợ công việc khác

- Kỹ năng ngoại ngữ: Tùy vào đặc thù của doanh nghiệp mà HR Administrator sẽ cần phải bổ sung ngoại ngữ cho phù hợp. Hiện nay, phần đông các bạn thường lựa chọn học tiếng Anh làm ngôn ngữ thứ hai, tuy nhiên với những doanh nghiệp Hàn Quốc, Trung Quốc,... để công việc thuận lợi hơn bạn sẽ cần học những khóa dạy tiếng giao tiếp ngắn hạn. 

- Kỹ năng tin học văn phòng: Có thể nói đây là kỹ năng không còn xa lạ với những ai theo nghiệp quản trị nhân sự. Kiến thức về các tác vụ Microsoft hoặc thao tác trên các ứng dụng Google sẽ giúp công việc chỉn chu, khoa học hơn.

- Kỹ năng sử dụng những ứng dụng bổ trợ: Trong kỷ nguyên 4.0, các doanh nghiệp dần có nhiều cách thức quản lý nhân sự hiệu quả, đơn giản hơn và đặc biệt vận dụng triệt để công nghệ để tối thiểu sai sót. Việc sử dụng thành thạo những phần mềm quản lý nhân sự online sẽ giúp ích cho HR Administrator không chỉ trong công việc mà còn đem lại nhiều kiến thức và cơ hội thăng tiến. 

3. Đãi ngộ của HR Administrator

HR Administrator chỉ là một nhóm nghề quản lý hành chính nhân sự nói chung nhưng trong đó bao gồm rất nhiều vị trí khác. Ví dụ: trợ lý hành chính, quản lý văn phòng, giám đốc điều hành,... 

Mức lương của mỗi vị trí này tại từng doanh nghiệp với quy mô lớn nhỏ khác nhau sẽ không đồng đều. Thường, người quản lý nhân sự sẽ được trả mức lương ban đầu từ 5 - 7 triệu, sau khi làm việc một thời gian mức lương sẽ tăng lên từ 7 - 10 triệu và trên 15 triệu với các vị trí quản lý. 

Có thể thấy, HR Administrator đã và đang là một công việc nhận được sự quan tâm của nhiều ứng viên bởi tính chất công việc thú vị cùng lộ trình thăng tiến rõ ràng. Mong rằng với bài viết trên, timviec365.vn đã giúp bạn đọc giải đáp được câu hỏi HR Administrator là gì cũng như cung cấp được những thông tin hữu ích. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.