Phát triển trong công việc cùng top KPI quản lý kho hiệu quả

1. Danh sách những KPI quan trọng trong quản lý kho

1.1. KPI tiếp nhận hàng – Receiving KPIs

1.1.1. Tiếp nhận hiệu quả – Receiving efficiency

Để đánh giá năng suất làm việc trong kho khi nhận hàng các nhà quản lý kho sẽ dùng KPIs tiếp nhận hàng - Receiving efficiency. Các hoạt động khác diễn ra tại kho sẽ bị ảnh hưởng và kéo theo là những hậu quả nghiêm trọng nếu như khu vực tiếp nhận trở nên kém hiệu quả. Chính vì tác động đó, quản lý cần phát hiện ra sớm để hợp lý hóa phần còn lại trong quy trình sản xuất.

Hiệu quả tiếp nhận (Receiving efficiency) = Khối lượng (volume) / Số giờ làm việc (number of man hours).

1.1.2. Chu kỳ nhập – Receiving cycle time

Đây là một chỉ số phản ánh tổng thời gian cần thiết để xứ lý một đơn vị hàng nhập, và phản ánh hiệu quả trong quá trình nhập hàng. Nếu chu kỳ nhập hàng ngắn chứng tỏ thao tác xử lý nhanh và hiệu quả công việc sẽ tăng, năng suất công việc được cải thiện rõ rệt. Nếu chu kỳ nhập hàng càng dài thì chứng tỏ còn chưa tối ưu được trong quá trình xử lý.

Chu kỳ nhập (Receiving cycle time) = Tổng thời gian giao hàng / Số hàng giao.

1.2. KPI xuất hàng – Put away KPIs

1.2.1. Độ chính xác – Accuracy rate

Trong quản lý kho, nhắc tới việc nhập hàng thì cũng phải nói tới quy trình xuất hàng. Một quy trình xuất hàng hiệu quả sẽ tác động tốt đến tỉ lệ lấp đầy kho hàng (Fill rates) – Một trong những yếu tố dẫn tới nguyên nhân tắc nghẽn và cản trở quy trình trong kho. Để đo lường việc xuất hàng này, thì quản lý kho cần đưa ra được độ chính xác (Accuracy rate). Độ chính xác của kho hàng càng cao thì việc xuất hàng đi càng hiệu quả.

Độ chính xác (Accuracy rate) = Số lượng hàng tồn kho được chuyển đi một cách chính xác / Tổng lượng hàng tồn kho chuyển đi.

1.2.2. Chi phí xuất trên mỗi đợt – Put away cost per line

Một mặt nào đó, có thể đánh giá việc nhập hàng và xuất hàng có một sự tương quan tới lần nhau. Chính vì vậy, Chi phí xuất hàng trên mỗi đợt (Put away cost per line) sẽ tương đồng với chi phí nhập hàng trên mỗi đợt. Sự khác biệt duy nhất chỉ nằm ở chỗ đó là Put away cost per line đo lường chi phí xuất đi trong một lần. Giống với chu kỳ nhập hàng, nếu tỉ lệ của Put away cost per line càng cao chứng tỏ quy trình xuất hàng đi còn tốn kém và chưa hiệu quả.

Chi phí xuất hàng trên mỗi đợt = Tổng phí xuất (Total cost of put away) / Tổng số đợt xuất (Total line items). 

1.2.3. Chu kỳ xuất – Put away cycle time

Cũng như chu kỳ nhập, chu kỳ xuất đo lường thời gian để xuất đi một đơn hàng. Hiệu quả của quy trình này sẽ cao khi mà chỉ số chu kỳ suất (Put away cycle time) ngắn. Nếu chỉ số chu kỳ xuất lớn thì chứng tỏ thời gian xuất hàng đi còn lâu và hiệu suất công việc kém hiệu quả. Khi điều đó xảy ra, bạn cần lên kế hoạch để cải thiện kho hàng hoặc đào tạo nâng cao cho nhân viên để chỉ số chu kỳ suất thấp nhất.

Chu kỳ xuất (Put awat cycle time) = Tổng thời gian xuất/ Số hàng xuất.

Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý KPI hiệu quả

1.3. KPIs lưu kho – Storage KPIs

1.3.1. Chi phí lưu kho – Carrying costof inventory

Một trong những vấn đề nhức nhối trong việc quản lý kho đó là làm thế nào để kiểm soát và xử lý hàng tồn kho? Hàng tồn kho cao thì gây nên việc tốn kém về kinh phí. Vì vậy, việc xác định được chi phí lưu kho hết sức quan trọng. Xác định chi phí lưu kho đúng sẽ giúp quản lý đưa ra được các kế hoạch thông minh trong việc đưa ra các quyết định và dự báo việc này dẫn đến việc luân chuyển hàng tồn kho được dễ hơn. Dưới đây là cách tính một trong số những kpi quản lý kho hữu cho việc này.

Chi phí lưu kho = tỷ lệ số hàng tồn kho x giá hàng tồn kho trung bình.

1.3.2. Số vòng quay hàng tồn - Inventory turnover 

So với chỉ số chu kỳ nhập và xuất, chỉ số vòng quay hàng tồn càng cao thì càng tốt. Khi được kết hợp với việc tính toán tỷ lệ doang thu, bạn sẽ đánh giá được hàng vi mua hàng và nhu cầu sản phẩm.

Số vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / trung bình hàng tồn kho.

1.4. KPIs lựa, thu thập hàng – Picking KPIs

1.4.1. Chỉ số đặt đóng hàng chính xác - Order picking accuracy

Một công đoạn không kém phần quan trọng khác chính là theo dõi việc đặt đóng hàng chính xác. Một đơn hàng được chọn không chính xác có thể dẫn tới việc hàng tồn kho bị trả lại, kéo dài và lãng phí trong công đoạn vận chuyển.

Chỉ số đặt hàng chính xác = Tổng đơn đặt hàng (Total Number of Orders) / Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate).

1.4.2. Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo - Perfect order rate

Thế nào là một tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo? Có thể hiểu một cách đơn giản đó là tỉ lệ giữa số lượng hàng được đặt của kho không xảy ra sự cố so với tổng lượng đã đặt. Các mặt hàng đặt của kho cần phải được vận chuyển đúng hạn và có được sự hài lòng từ phía khách hàng thì mới đạt tiêu chuẩn.

Tỷ lệ đặt hàng hoàn hảo = đơn hàng đã hoàn thành mà không có sự cố / Tổng đơn hàng đã đặt.

1.5. KPIs phân phối – Distribution KPIs

1.5.1. Chi phí mỗi đợt - Cost per line

Cost per line là chỉ số đo lường kinh phí để nhận hàng, nếu trong quá trình nhận phát sinh việc chi phí trên mỗi đợt hàng càng cao thì quy trình nhận hàng của kho càng kém hiệu quả. Điều này giúp quản lý kho hiệu quả hơn nhờ vào việc cải tiến quy trình còn sai lỗi.

Chỉ số Cost per line = Tổng chi phí nhận / Tổng mục hàng.

1.5.2. Tỉ lệ hàng đổi trả - Rate of return

Đây là một chỉ số cực kỳ quan trong bởi vì khi đã xác định được tỉ lệ hàng đổi trả, quản lý kho có thể truy xuất nguyên nhân dẫn đến việc hàng bị quay ngược trở lại như là xác định nguyên nhân có phải do hàng lỗi, vận chuyển sai hay mô tả hàng không chính xác hay không? Từ đó đề xuất ra hướng giải quyết cải thiện hiệu suất quy trình.

Tỉ lệ hàng đổi trả = Số hàng trả lại / Số hàng đã bán.

Xem thêm: Cách xây dựng KPI cho bộ phận kho chuẩn nhất

2. Cách thực thi KPIs hiệu quả

2.1. Tác động của của việc nắm rõ yêu cầu tới việc quản lý kho

Với vai trò cực kì quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến một tổ chức, ảnh hưởng tới kinh tế và các quy trình của một tổ chức, điều đầu tiên phải làm trước khi thực hiện KPIs hiệu quả đó là nắm rõ được yêu cầu của hoạt động quản lý kho. Tuy vậy việc đầu tiên là phải nắm được các yêu cầu chính trong việc quản lý kho. Một số các yêu cầu cơ bản trong quản lý kho hàng có thể đề cập tới như là việc đảm bảo vệ sinh kho sạch sẽ, đảm bảo quy trình nhập xuất diễn ra tinh gọn, hay việc đảm bảo số hàng tồn kho phải ở mức tối thiểu. Vì chỉ khi nắm rõ được các yêu cầu quan trong, người quản lý kho mới có thể đưa ra các KPIs đúng đắn.

2.2. Đặt ra thang tiêu chuẩn đánh giá

Có rất nhiều các “Key performance indicators” giúp cho công việc quản lý kho trở nên hiệu quả hơn. Nhưng việc đưa ra các “Key performance indicators” cần phải thực tế với khả năng của tổ chức hiện tại. Đặc biệt, các KPIs qua các lần áp dùng cần phải được lượng hóa theo các tiêu chuẩn cố căn cứ, số liệu chứng minh thực tế. Hạn chế tối thiểu việc đưa ra các KPIs mang tính cảm quan, chủ quan.  

Qua bài viết tổng hợp những kpi quản lý kho ở phía trên, chúng tôi đã đưa ra được những kpi thực tế mà bạn có thể áp dụng vào trong tổ chức, kết hợp với việc sử dụng các phần mềm đánh giá kpi miễn phí khác để cải tiến và ứng dụng một cách linh hoạt trong việc quản lý kho.