Web Portal là gì? Đặc điểm và tính năng của Web Portal

1. Bạn hiểu Web Portal là gì?

Thuật ngữ web portal hiện nay được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực công nghệ - thông tin. Định nghĩa này cũng không quá khó hiểu đối với những người mới tiếp cận. Nói theo một cách dễ hiểu thì web portal là một nền tảng cung cấp điểm truy cập thông tin duy nhất cho những người có nhu cầu sử dụng (ví dụ như: nhân viên khách hàng, nhà cung cấp,...). Web portal được đưa ra cho người dùng nhằm cung cấp các thông tin được cá nhân hóa (chẳng hạn như đào tạo đội ngũ nhân viên hay tạo lập hồ sơ khách hàng). Ngoài ra, còn có chức năng cải thiện đội ngũ nhân viên đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Khi đi tìm hiểu sâu về thuật ngữ web portal thì chúng ta có thể dàng nhận thấy đây là nền tảng tạo lập các giao diện mới cho doanh nghiệp của bạn và cung cấp khả năng kiểm soát các quy trình hàng ngày một cách tốt hơn. Bất kỳ lúc nào và tại thời điểm nào, một cổng web cho phép bạn có thể truy cập một nhanh chóng và thuận tiện trên các thiết bị di động, laptop, máy tính để bàn,...

2. Đặc điểm của Web Portal

Web Portal thương cung cấp giao diện cụ thể cho các tổ chức, doanh nghiệp đồng thời cung cấp các thủ tục, kiểm soát truy cập cho người dùng. Chúng có thể truy cập từ nhiều nền tảng như các thiết bị điện tử, máy tính cá nhân, smartphone.

Vậy Web Portal có những tính năng nổi bật gì? Đây cũng chính là một trong các câu hỏi mà timviec365.vn được nhận nhiểu nhất. Với Web Portal chúng ta có thể truy cập dữ liệu, nội dung cá nhân, nội dung xuất bản và tìm kiếm, giao dịch, bảo mật. Có hai dạng cổng web, bao gồm cổng web dọc và cổng web ngang. Thêm vào đó, Web Portal cũng được phân thành nhiều loại như: cổng không gian thị trường, cổng Web công cộng, cổng Web doanh nghiệp,...

Web Portal còn có khả năng xử lý tất cả các thông tin có cấu trúc và không có cấu trúc. Đối với người dùng Web Portal cung cấp khả năng điều hướng dễ dàng. Đối với các doanh nghiệp Web Portal giúp tiết kiệm chi phí, cải thiện năng suất một cách hiệu quả để thiết lập mối quan hệ lâu dài với người dùng. 

Không chỉ có vậy, Web Portal cho phép người dùng đăng nhập toàn cầu và cung cấp các tiện ích tích hợp nếu cần đối với các ứng dụng và hệ thống khác nhau. Nó còn có khả năng tích hợp và hỗ trợ một loại ứng dụng, cụ thể như hỗ trợ thương mại điện tử, ứng dụng của nhà cung cấp dịch vụ tương ứng. Do vậy, nếu bạn không hiểu rõ các đặc điểm của Web Portal thì có thể gây ảnh hưởng trong quá trình áp dụng sau này.

3. Phân loại Web Portal

Có một số tên gọi gần tương đương với thuật ngữ “Portal” như cổng thông tin cộng đồng, cổng thông tin công ty hay cổng giao dịch điện tử. Tuy nhiên với các ứng dụng ở Việt Nam chúng lần lượt được phân loại ở 3 cấp độ khác nhau từ thấp đến cao. Tùy theo nhu cầu sử dụng và định hướng phát triển của đơn vị thì các lãnh đạo có thể quyết định tên gọi nào cho phù hợp. Các loại Web Portal chính bao gồm:

3.1. Cổng thông tin công cộng - Public Portals

Với loại Web Portal này thì thường được các đơn vị, doanh nghiệp sử dụng để tập hợp các thông tin với nhau từ nhiều nguồn, nhiều ứng dụng cho phép cá nhân hóa các trang Web tùy theo từng đối tượng sử dụng. Đây cũng chính là loại công thông tin được sử dụng nhiều nhất.

3.2. Cổng thông tin công ty - Corporate Desktops

Được xây dựng để cho phép các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng và tương tác trên các thông tin và ứng dụng nghiệp vụ tác nghiệp. Đây sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các nhân viên, bộ phận trong công ty có thể tương tác với nhau một cách hiệu quả hơn. Từ đó giúp nâng cao năng suất và tiến bộ trong công việc. Bên cạnh đó, các dữ liệu sẽ được lưu trữ và bảo mật trong cổng thông tin rất phù hợp để quản lý đối với các tài liệu mật.

3.3. Cổng giao dịch điện tử - Marketplace Portals

Đây là nơi liên kết giữa người bán và người mua. Ngày càng nhiều dịch vụ được ghép thêm vào cổng, kể cả các ứng dụng của sản TMĐT hay chính phủ điện từ của địa phương. Ngoài ra, cổng giao dịch điện tử còn thực hiện các chức năng giao dịch với các nhà cung cấp khác một cách tự động thông qua các dịch vụ công nghệ bên dưới hệ thống. Ví dụ: Ebay.

3.4. Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt - Specialized Portals

Cổng thông tin này sẽ cung cấp các ứng dụng chuyên biệt khác nhau. Một số các doanh nghiệp có tính chất công việc đặt thù sẽ cần đến các phần mềm ứng dụng chuyên biệt. Chẳng hạn như một phần mềm chuyên về quản trị tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt vấn đề hơn so với một phần mềm tổng hợp có thêm chức ăng quản lý nhân sự. Ví dụ như: SAP Portal.

3.5. Cổng thông tin khách hàng - Customer Portal

Đây là một hình thức chăm sóc khách hàng khá đặc thù. Do vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng được hiệu quả như mong đợi. Thông thường cổng thông tin này được dùng cho các doanh nghiệp lớn và có các đối tác, khách hàng làm ăn lâu dài. Các bạn nên sử dụng các phần mềm có tích hợp quản lý khách hàng CRM giúp cho việc lưu trữ thông tin và phân tích hành vi khách hàng một cách chính xác hơn.

4. Các tính năng cơ bản của Web Portal

Tuy có nhiều loại cổng thông tin tích hợp, cung cấp nhiều dịch vụ và ứng dụng khác nữa nhưng tất cả các loại cổng thông tin tích hợp đều có chung một số tính năng. Các tính năng này của Web Portal được sử dụng như một tiêu chuẩn để phân biệt giữa cổng thông tin điện tử với một Website hoặc là một ứng dụng chạy trên nền tảng Web.

Một số tính năng ưu việt của cổng thông tin điện tử có thể kể đến như:

- Nội dung thông tin được tìm kiếm và khám phá theo nhiều cách khác nhau trên nhiều khung hình khác nhau.

- Quy trình xuất bản nội dung được cải tiến và mô hình hóa sao cho phù hợp với tập quán sử dụng của người vận hành.

- Lưu lượng truy cập nội dung (content consumption) có thể định lượng được.

- Tăng cường tương tác giữa nhiều nhóm người dùng với nhau. Ví dụ như người dùng doanh nghiệp cho thể đặt câu hỏi cho tư vấn viên và gửi đề nghị được tư vấn.

- Liên kết dữ liệu giữa nhiều nhóm nội dung với nhau hoặc liên kết với các nội dung bên ngoài cổng.

- Khám phá thông tin cổng qua các siêu dữ liệu (metadata), thẻ tags, Loại (Categories), từ khóa (keywords),...

- Nội dung được chia sẻ và lan tỏa thông qua danh mục câu hỏi thường xuyên (FAQ), hỏi đáp, tham khảo, viết bình luận.

- Quản lý các tài liệu của cổng cùng lịch sử chỉnh sửa tài liệu.

- Toolkit quản lý và tái xuất bản nội dung quan trọng.

Ngày nay khái niệm Portal không chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn mà tất cả đều được áp dụng vào việc nâng cấp và cải tạo các Website kiểu cũ. Điều đó góp phần hình thành nên một không gian Portal trên mạng internet.

Các nhà cung cấp dịch vụ internet cũng cần xây dựng nên các Web Portal để hỗ trợ khách hàng của mình. Các dịch vụ họ thường tích hợp vào trong Portal chính là công cụ tìm kiếm, danh mục trang Web được sắp xếp theo một tiêu chí nào đó, dịch vụ nhắn tin, trang tin tức điện tử, phòng chat, hòm thư điện tử hay trang Web cá nhân miễn phí. Các trang Web Portal cố gắng để tạo ra một thế giới internet thu nhỏ cho các khách hàng. Do vậy, chúng thường xuyên được khuyến cáo như điểm bắt đầu lý tưởng cho người mới tìm hiểu về internet.

Qua bài viết trên chắc bạn cũng hiểu rõ về Web Portal là gì? Đặc điểm và tính năng của Web Portal. Đặc biệt trong thời đại 4.0 phát triển như hiện nay thì việc hiểu về Web Portal sẽ giúp cho các doanh nghiệp hay tổ chức có thể nâng cao được hệ thống dịch vụ của  mình so với các Website thông thường khác.